Del latín secretarius, se llama secretaria a la persona encargada del trabajo administrativo en una oficina, con incumbencia en todo asunto que requiera la asistencia y confidencialidad de personas que tienen una posición jerárquica superior, se trate de un gerente de empresa, de un médico, del directivo de un club, de un monarca o del papa.
En los países anglosajones y latinoamericanos existe el cargo político de secretario de estado, también llamado ministro de gobierno (home secretary, foreign secretary, etc). Asimismo algunas organizaciones cuentan con el cargo de secretario general, considerado el más alto cargo administrativo de gestión.
Según la envergadura de la organización de que se trate, la estructura del plantel administrativo suele contar con un auxiliar administrativo, que es la persona especializada en realizar las tareas básicas de la oficina en cuestión.
Entre las funciones habituales de una secretaria podemos mencionar:
- La recepción de documentación externa e interna
- La atención telefónica
- La recepción de visitas
- El archivo de documentación
- Realización de cálculos básicos
- Actualización y manejo de la agenda de su superior
- Coordinación de reuniones
- Tramitación de expedientes
- Asistencia al superior
- Familiarización con el ordenador, calculadora, fotocopiadora, programas y aplicaciones informáticas y otros que requiera el departamento
- Conocimientos del protocolo institucional y empresarial
- Gestión de tareas relacionadas con otros departamentos internos vinculados
- Gestión del tiempo del directivo con quien colabora
Las tareas de la figura de la secretaria no se agotan en las señaladas sino que se abre una amplia variedad de funciones de acuerdo a la actividad del sector, y tienen como propósito aliviar al directivo de cuestiones de menor envergadura que las que le compete en cuanto a la toma de decisiones fundamentales de la compañía.
La administración pública requiere características específicas de la función, de las que dan cuenta las leyes estatales. Por ejemplo es habitual la realización de un examen o concurso de oposición de antecedentes por el que se valora la capacidad y el posible desempeño en la nueva función.
